Moin sehr geehrte Vereinsmitglieder des besten Vereins in Braunschweig! Der EiKo e.V. braucht eure Unterstützung! Die Vorstände des Eiko Vereins benötigen Unterstützung beim Thekenteam, beim Tontechnikteam, sowie bei allgemeiner Vorbereitung … Weiterlesen

• Zeit: Sonntag, den 01.06.2024, 15:23 Uhr
• Ort: „B2“ Hamburger Straße 273a, 38114 Braunschweig
• Versammlungsleiter: Franco Busia und Wolfgang
• Protokoll: Kai Richter

Anwesende Mitglieder: 16

Siehe anliegende Teilnehmerliste

Tagesordnung

• TOP 1: Eröffnung
• TOP 2: Bericht des Vorstandes

  • Rückblick
  • Aktuell
  • Ausblick auf Anschaffungen und Vorhaben

• TOP 3 Bericht der Kassenführung

  • Aktueller Stand der Finanzen im Verein
  • Ausblick auf anstehende Ausgaben
  • Bericht der Kassenprüfung

• TOP 4 Entlastung der Kassenführung
• TOP 5 Entlastung des Vorstands
• TOP 6 Neuwahl eines dritten Vorstandsmitglieds
• TOP 7 Sonstiges

  • „Jobs im Eiko“ Mitmachen im Ehrenamt
  • Anschaffungen und Neugestaltung
  • Vorschläge zur Programmgestaltung, Workshops, …
  • Wünsche und Meinungen

TOP 1: Eröffnung

Franco eröffnet die Versammlung, begrüßt alle Teilnehmer und stellt die Agenda vor..

Formalien:

• Festlegung der Protokollführung: Kai Richter wird vorgeschlagen, bestätigt und angenommen
• Einladung wurde fristgerecht am 25.5. 2024 versendet
• Es liegen keine Anträge zur Änderung der Agenda vor
• Es liegen keine Einwände zum Protokoll der JHV vom 19.03.2023 vor
• Es liegt Beschlussfähigkeit vor

TOP 2: Bericht des Vorstandes

• die Mitglieder gedenken der verstorbenen Mitglieder
• Rückblick Veranstaltungen

  • in 2023 gab es 562 Musikstücke von 42 Bands, das entspricht 32,8 Stunden Livemusik
  • ca. 650 Besucher
  • sehr positive Rückmeldungen von Besuchern und auch Bands
  • sehr gute Sichtbarkeit hat die Teilnahme an der Kulturnacht ergeben, hier wollen wir 2024 wieder mitmachen

• Rückblick Umbauten

  • neuer Tresen inkl. Snackbar
  • Foyer umgestaltet, inkl. neuer Garderobe
  • flexible Schallschutzwand für Schlagzeug

• dazu Neuanschaffungen: Monitore, Mikrofone, diverse Kabel, Bühnenteppich, Schirme außen, Werbebanner
• Aktuell gibt es viel Interesse von regionalen (und teilweise +überregionalen) Bands. Wir sind ausgebucht bis Mitte 2025.
• Wir sind nun knapp 80 Mitglieder
• Es gibt einen weiteren Mischpult-Mann
• Ärgerlich ist der Aufwand, der durch immer wieder falsche Rechnungen seitens der Gema anfällt
• Das Amtsgericht hatte diverse „Rückfragen“ zur neuen, in 2023 beschlossenen Satzung. Diese konnten gute beantwortet / geklärt werden, so dass das Amtsgericht die Satzung akzeptiert/beglaubigt hat.
• in 2023 wurde rückwirkend die Gemeinnützigkeit durch das Finanzamt festgestellt/bestätigt.

TOP 3: Bericht der Kassenführung

• Birgitt stellt die EAR (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) vor
• Einnahmen (16.100 €) insb. durch Raumnutzung (~ 5.500 €) und Musikschöpfungen (~ 7.400 €) sowie auch Spenden/Hutkasse (~2.100 €)
• Ausgaben (14.100 €) insb. Miete+NK, Kaution für neuen Mietvertrag (7.500 €), Getränke für Veranstaltungen (3.100 €) und Anschaffungen (1.600 €)
• Überschuss: 2.100,69 € – die Mitglieder applaudieren
• Ausblick auf Finanzen 2024. Stand heute (1.6.2024) ist trotz einiger Investitionen schon 1.000 € „Plus“ erwirtschaftet.
• Die Kassiererin wird für den knappen und leicht verständlichen Bericht gelobt – die Mitglieder applaudieren.

• Kai Richter verliest den Bericht seiner Kassenprüfung, die ohne Befund blieb

TOP 4 Entlastung der Kassenführung

Die Mitlieder entlasten die Kassiererin einstimmig.

TOP 5 Entlastung des Vorstands

Die Mitlieder entlasten den Vorstand einstimmig.

TOP 6 Neuwahl eines dritten Vorstandsmitglieds

Sabine ist durch Tod aus dem Verein und dem Vorstand ausgetreten. Der aktuelle Vorstand besteht nur noch aus Wolfgang Moseberg und Franco Busia.

Sebastian Benze stellt sich als einziger Anwesender zur Verfügung, wird einstimmig gewählt und nimmt die Wahl an.

TOP 7 Sonstiges

• „Jobs im Eiko“ Mitmachen im Ehrenamt.

  • Insb. für die Veranstaltungen sind es immer dieselben Leute für Licht, Ton, Theke, etc.
  • Der EiKo hat 86 Mitglieder, bislang konnte der Großteil bislang nicht motiviert werden.
  • Die Gruppe diskutiert, wie man mehr Mitglieder erreichen kann.
  • Franco bittet darum, per „weißer Karten“ und Mundpropaganda Werbung für das EiKo zu machen, sowohl für Bands als auch für Besucher und Helfer, gerne auch spontan.

• Vorschläge zur Programmgestaltung, Workshops, …

  • aktuell gibt es 12 monatliche und 4 quartärliche, FESTE Termine pro Jahr – das ist schon viel
  • die Gruppe diskutiert, welche weiteren Veranstaltungen generiert werden können?
  • Der Ansatz von „offenen Jam-Sessions“ klingt interessant und kann gut klappen, wenn es etwas organisiert ist: Neue müssen „rein kommen“ können („Akkorde auf den Boden geklebt“), etwas Struktur, etwas stilistische Vorgabe, etc.
  • Mohamed bietet an, einmal im Monat eine Jam Session zu organisieren, wenn sich noch jemand unterstützt – Marion wird Samy um Unterstützung bitten

Reinhard muss die Veranstaltung verlassen. Der Vorstand bedankt sich für Reinhards Unterstützung in 2023 (und andauernd) mit einem Präsent.

• Anschaffung und Neugestaltung

  • Neuanschaffung DI-Box Mischpult – es besteht der Wunsch seitens der Ton-Gruppe, in die Geräte-Auswahl einbezogen zu werden. Dazu wird die Ton-Gruppe auf Franco zugehen.
  • Industrie-Nass-Sauger für Küche
  • Neugestaltung der Küche, geschlossene Schränke, Geschirrspüler, etc. — > Die Mitglieder diskutieren diverse Ideen. Vorstand ruft zum Mitmachen auf.
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Ende der Veranstaltung: 17:42 Uhr

Franco bedankt sich bei allen Teilnehmer*innen für die Teilnahme und erklärt die Versammlung für beendet.

Unterschriften

Datum:

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Franco Busia, Wolfgang Moseberg

Anlage – Teilnehmerliste

Anlage – Kassenprüfungsbericht

Vorbemerkung: Es gibt keine Satzung-gemäße Verpflichtung, einen Kassenprüfer zu bestellen. Die Mitglieder haben den Kassenprüfer gewählt. Seine Aufgabe ist es, die ordnungsgemäße Buchführung und die korrekte Mittelverwendung zu bewerten.

Die Kassenprüfung fand statt

• Am 24.3.2024 von 16:30 bis 1830 Uhr
• In den Räumen des Eiko

Anwesend waren: Birgit Dirkes, Wolfgang Moseberg, Franco Busia, Reinhard Wolf.

Gegenstand der Prüfung

• Jahresabschluss: auf Basis der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR), Kontoauszüge und Kassenbücher, Belegordner, Vermögensaufstellung Anfang/Ende 2022, Struktur und Vollständigkeit der EAR und der Finanzmittel, sachliche Zuordnung der Positionen der EAR zu Buchungskonten und Belegen (durch Stichproben), zeitliche Zuordnung nach Zu- und Abflussprinzip
• Buchführung: Qualität der Buchführung durch die Kassierer sowie die Transparenz der Ablage
• Wirtschaftlichkeit: Mittelverwendung, die finanzielle Gesamtsituation des Vereins sowie der Haushaltsvoranschlag für das Geschäftsjahr 2023.

Ergebnis: ohne Befund. Die Buchführung ist sehr gut nachvollziehbar. Alle Belege sind vorhanden und zugeordnet, alle Kontenbewegungen sind sehr gut nachvollziehbar. Auch die Barmittel werden nachvollziehbar geführt.

Der Verein deckt die Kosten vor allem durch die Musikschöpfungen, was dem Vereinszweck entspricht. Zusätzliche Einnahmen entstehen durch die Raunutzung, die dann Wartung und Investitionen ermöglichen.

In 2023 konnte der Verein mit dem Vermieter (endlich) die Rückstände bei den Nebenosten ausgleichen, unter Nutzung der zuvor gebildeten Rücklagen.

Die Prognose ist positiv, solange die Musikschöpfungen und eventuell weitere Zusatzveranstaltungen die benötigten Einnahmen generieren.

Ich empfehle der Mitgliederversammlung, die EAR anzuerkennen, die Kassiererin zu entlasten und den Haushaltsvoranschlag zu genehmigen, der sich sehr moderat an den Erfahrungswerten der Vergangenheit orientiert.